Pflichtangaben in e-mails, von meinem Steuerberater bekommen, wen es interessier

verfasst von ottoasta, 15.02.2007, 19:04

-->Pflichtangaben in Emails


Allgemein:
Neue Bestimmungen schreiben seit Anfang des Jahres bestimmte Pflichtangaben in geschäftlichen Emails vor. Es sind davon grundsätzlich alle unternehmensexternen Emails betroffen. Die Pflichtangaben müssen in der Email selbst enthalten sein, ein Link auf die Unternehmenshomepage reicht nicht aus. Da Verstöße zu Zwangsgeld und Abmahnungen führen können, ist diese Zusammenstellung eine Hilfe um ihre Angaben entsprechend anzupassen.


Pflichtangaben nach ausgewählten Rechtsformen:

Einzelkaufmann (e.K.):
Firma mit Rechtsform
Ort der Handelsniederlassung
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH):
Firma mit Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
alle Geschäftsführer und Stellvertreter, mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen

Aktiengesellschaft (AG):
Firma mit Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
alle Vorstände und Stellvertreter mit Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden, mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen
Aufsichtsratsvorsitzender mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen

Offene Handelsgesellschaft (OHG):
Firma mit Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
soweit die OHG als Gesellschafter juristische Personen hat, die beschränkt haften:
zusätzlich für diese Gesellschafter:
- Firmen der (beschränkt haftenden) Gesellschafter
- jeweilige Angaben für die als OHG Gesellschafter fungierenden GmbHs oder AGs

Kommanditgesellschaft (KG):
Firma mit Rechtsform
Sitz der Gesellschaft
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummersoweit die KG als Komplementäre juristische Personen hat, die beschränkt haften:
zusätzlich für diese Komplementäre:
- Firmen der Komplementäre
- jeweilige Angaben für die als Komplementär fungierenden GmbHs oder AGs


Einfache Umsetzung durch automatische Signaturen
In den meisten Email Programmen kann man so genannte automatische Signaturen erstellen. Das ist ein kleiner Text der automatisch in die ausgehenden Emails eingefügt wird. Dies eignet sich hervorragend um die Pflichtangaben in geschäftlichen Emails einfügen zu lassen.

Automatische Signatur erstellen (am Beispiel von Microsoft Outlook):

Im Outlook-Menü Extras und dann Optionen… wählen, dort dann die
Registerkarte E-Mail-Format anklicken und dann rechts unten Signaturen… anklicken

Im nächsten Fenster Neu… anklicken und einen Namen für die Signatur festlegen
(z.B. Pflichtangaben) und auf Weiter > klicken

Im nächsten Fenster die gewünschte Signatur eingeben (siehe Beispiele im Folgenden)und dann auf Fertig stellen klicken und dann OK klicken

Die so erstellte Signatur wird als Signatur für neue Nachrichten festgelegt. Zum Überprüfen ob die Signatur passt kann erst eine Email an die eigene Emailadresse gesendet werden.

Beispiele:

Kleingewerbetreibender GbR
---------------------------------------------Frank Muster CD-ShopFrank MusterMusterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.de ---------------------------------------------Frank Muster und Maria Meier GbRMusterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.de
Einzelkaufmann (e.K.) OHG oder KG
---------------------------------------------CD-Shop e.K.Musterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.deHandelsregister Regensburg HRA 1234 ---------------------------------------------CD-Shop Muster OHG (oder KG)Musterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.deHandelsregister Regensburg HRA 1234
GmbH GmbH & Co. KG
---------------------------------------------CD-Shop GmbHMusterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.deGeschäftsführer: Hans Muster und Peter MannVorsitzender des Aufsichtsrats: Otto MusterHandelsregister Regensburg HRA 1234 ---------------------------------------------Muster GmbH & Co. KGMusterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.deHandelsregister Regensburg HRA 1234Persönlich haftende Gesellschafterin: Muster Verwaltungs-GmbH Sitz MusterhausenHandelsregister Regensburg HRA 3412Geschäftsführer: Roland Sänger
AG
---------------------------------------------CD-Shop AGMusterstraße 893999 Musterhausen Telefon 0941 12334 Email: info@cdshop.deTelefax 0941 12336 Internet: www.cdshop.deAufsichtsratsvorsitzender: Leo Koch Vorstand: Hans Haase (Vorsitzender), Karl Müller, Inge VogelHandelsregister Regensburg HRA 1234


Für Fragen stehen meine Mitarbeiter und ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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